Zoznam úloh — alfa a omega produktivity alebo vopred prehraný boj s časom a vlastnými očakávaniami?

Tento newsletter začínam písať ráno v utorok 27. mája v kaviarni Nico v Košiciach. Vedľa mňa o čomsi vášnivo diskutujú dve ženy. Nenačúvam, som pohrúžená do článku o tom, aké neefektívne, ba priam škodlivé sú to-do listy.

Keď od ich stola náhodou začujem slovo „to-do list“, zbystrím pozornosť. Predsa len budem trochu načúvať.

Jedna z nich na ne nedá dopustiť — keď má toho veľa, spraví si zoznam úloh, aj s drobnosťami, čo vybaví rýchlo. Motivuje ju, keď si pár úloh odškrtne, potom už maká jak dračica! Dokonca si na to-do list občas napíše aj to, čo už spravila; rada vidí, aká bola produktívna.

Druhá prikyvuje. Ja v duchu tiež. Aj ja som to-do-listová.

Kde je teda pravda? To-do list, or not to-do... list?

3 argumenty PRE

1. To-do listy uvoľňujú myseľ

„Vaša myseľ je na to, aby ste v nej tvorili nápady, nie aby ste si ich tam držali,“ píše vo svojom bestselleri Majte všetko hotové — umenie produktivity bez stresu autor David Allen.

Štúdie, ktoré skúmajú vplyv to-do listov na produktivitu siahajú do 20. rokov 20. storočia a sú spojené s východoeurópskou psychologičkou Blumou Zeigarnik. (1)

Tzv. Zeigarnikovej efekt popisuje, že nedokončené úlohy majú tendenciu vyskakovať nám v mysli a oberať nás tým o kognitívne zdroje. Keď si ich odložíme na papier alebo do appky, náš mozog dostane signál, že na úlohy sa nezabudne, a tým ho oslobodíme od povinnosti pamätať si ich.

2. To-do listy vyjasňujú kroky

Pre svoj projekt „rukou“ som si na uplynulé 2 týždne zadala len jednu úlohu: napísať newsletter #6, v ktorom budem polemizovať, či sú to-do listy efektívnym nástrojom produktivity.

Po rozrešeršovaní témy som si uvedomila, že neviem, kde začať! Nasledovala prokrastinácia — ďalšie články, ďalší podcast, ďalšie videjká na YouTube, z ktorých som sa nedozvedela už nič nové.

Túto časť som písala v sobotu 1. júna. Vtedy som si konečne otvorila zápisník, naplánovala si štruktúru newslettra a premenila ju na menšie úlohy. Začala som editovaním intra z utorka, vybrala si 3 argumenty pre (aha, už som bola na druhom), 3 argumenty proti, premyslela záver.

To-do list v to-do liste — t. j. rozpísanie veľkej úlohy na pár čiastkových — mi pomohol začať.

Tento newsletter dnes čítate aj vďaka tomu, že...

3. To-do listy motivujú

Nikto z nás predsa nepohrdne malou dávkou dopamínu, ktorá prichádza s odfajknutím hotovej úlohy. Či už perom na papieri, alebo ťuknutím v appke.

Odškrtnuté úlohy sú vizuálnym dôkazom nášho úspechu.

Podľa psychológa Alberta Banduru a jeho teórie seba-účinnosti (self-efficacy theory) nám každé úspešné dokončenie podúlohy dáva pocit úspechu a priamo posilňuje naše presvedčenie, že sme schopní zvládnuť aj ďalšie kroky a napokon celú úlohu. Tieto malé víťazstvá budujú našu sebadôveru a motiváciu a zaisťujú, že vytrváme aj pri náročnejších výzvach.

3 argumenty PROTI

1. To-do listy ignorujú realitu

Cal Newport, autor kníh o produktivite, tvrdí, že to-do listy neberú do úvahy dve dôležité skutočnosti — že deň má len 24 hodín a koľko času si vyžaduje splnenie tej-ktorej úlohy. Sú ako mapy bez mierky, ktoré vám síce ukážu, kde sa nachádza cieľ, ale netušíte, ako dlho potrvá tam dôjsť.

Bez odpovedí na otázky, koľko času mi daná úloha zaberie a kedy ju reálne plánujem urobiť, je zoznam úloh skôr zoznamom želaní. Navyše takým, ktorý môžeme dopĺňať donekonečna. Príliš dlhý zoznam úloh paralyzuje namiesto toho, aby nakopol.

2. To-do listy umožňujú prokrastináciu

Viem, znie to paradoxne: veď ten zoznam si píšeme práve preto, aby sme neprokrastinovali!

Aj produktívna činnosť môže byť rozptýlenie — ak nerobíš to, čo si si sľúbila, že budeš robiť.

Z to-do listu si na rozbeh často vyberieme tie ľahšie, menej dôležité úlohy, aby sme mali čo odškrtnúť. Tie podstatné, tie, ktoré nás posúvajú ďalej, tlačíme pred sebou a potom ich robíme na poslednú chvíľu.

Reorganizovanie priečinkov na disku alebo pretriedenie šatníka — hlavne keď ti to na nejakom to-do liste žijú už pekných pár týždňov — je niekedy ľahšie, ako sadnúť si na zadok a konečne dokončiť newsletter o to-do listoch, hoci Ti na ňom záleží viac ako na tričkách, čo treba vyradiť.

Večer síce vidíš takmer vyškrtaný to-do list, ale zaspávaš s pocitom zlyhania.

A to ma privádza k ďalšiemu argumentu proti to-do listom...

3. To-Do listy nám potichu kazia sebaobraz

„Už len tým, že každý deň hodnotíš svoj život podľa toho, koľko malých okienok si si odškrtla, robíš základnú chybu,“ hovorí Nir Eyal, autor knihy Nevyrušiteľní.

Prečo?

Ak si celé dni hovoríš:

Nestíham.
Všetko robím na poslednú chvíľu.
Neviem sa sústrediť.
Neviem si zorganizovať čas.
Chýba mi disciplína.
Nedokončujem veci.

— si na ceste k tomu, aby si sa s tým stotožnila.

Nesplnené úlohy z to-do listu už nie sú len o tom, čo (ne)robíme, ale o tom, kým sme. Naše správanie sa prispôsobuje tomu, ako vidíme samé seba. Identita predchádza správaniu, nie naopak. (2)

Čo namiesto to-do listov?

Aj Cal Newport, aj Nir Eyal odporúčajú tzv. timeboxing — spôsob plánovania, v ktorom si konkrétnu úlohu neodložíš len do zoznamu, ale rovno jej vyhradíš konkrétny časový blok v kalendári. Ten Ti zároveň ukazuje, koľko toho reálne stíhaš, nie koľko toho chceš stihnúť.

Nejde o to, aby si úlohu stihla za každú cenu dokončiť – ide o to, venovať jej toľko času, ktorý si si na ňu vyhradila. Bez vyrušení.

Tým posilňuješ svoj sebaobraz ako človeka, čo robí to, čo si zaumieni.

Ako to mám ja?

Ja som to-do-listová, už som to spomenula vyššie. Videla som sa vo všetkých argumentoch „za“. Ale...

Ešte viac som sa našla v poslednom argumente „proti“. Negatívny selftalk kvôli nedokončeným a neustále presúvaným úlohám poznám až príliš dobre.

Pracujem na ňom, najčastejšie na stránkach zápisníka počas morning pages, ale fakt mi nenapadlo, že na vine môžu byť aj moje milované to-do listy.

Zajtra cestujem na dovolenku. Oddýchnem, popremýšľam a keď sa vrátim, asi dám šancu timeboxingu. Budem informovať, jak to ide.

A čo ty?

To-do-listuješ, timeboxuješ či hybriduješ? Čo Ti funguje?

Pre dnešok ďakujem za Tvoj čas a pozornosť. Maj úspešné dni, Peťa

Poznámky pod čiarou:
(1) Zeigarnik, B. (1927). Das Behalten erledigter und unerledigter Handlungen. Psychologische Forschung, 9, 1–85.

(2) Preukazuje to mnoho štúdií, napr.:
Higgins, E. T. (1987). Self-discrepancy: A theory relating self and affect. Psychological Review, 94(3), 319–340.

Kaushal, N., & Rhodes, R. E. (2019). Exercise habit formation in new gym members: A longitudinal study. Frontiers in Psychology, 10, 1504.

Zeng, H. (2025). Neural correlates of growth mindset: A scoping review of brain-based evidence. Brain Sciences, 15(2), 200.